Срочно Vs. Важно: самый простой способ оставаться продуктивным и делать правильную работу

  • 06-11-2020
  • комментариев

Как и у большинства людей, мои дни наполнены срочными, но зачастую тривиальными задачами. Unsplash

Когда Бонни Уэр, медсестра паллиативной помощи, которая ухаживает за неизлечимыми пациентами в последние недели их жизни, спросила, о чем больше всего сожалеют люди, снова и снова возникло 5 ответов:

Я много думаю об этом списке, пока работаю.

Как и у большинства людей, мои дни наполнены срочными, но зачастую тривиальными задачами. Электронные письма. Встречи. Догонщики. Звонки.

Это похоже на выплату по кредитной карте с высокими процентами. Я работаю до мозга костей, но едва ли нарушаю принцип. Когда я вспоминаю, чего я добился значительного за определенную неделю, иногда даже в голову не приходит ни одна вещь. Как это случилось?

Во время выступления в Стэнфорде Фил Либин, генеральный директор Evernote, затронул именно этот вопрос, обсуждая, как различать то, что срочно, а что важно в вашей жизни:

Срочные задачи - это задачи, которые нужно решать немедленно.

Это такие вещи, как телефонные звонки, задачи с приближающимися сроками и ситуации, когда вам нужно быстро реагировать. Ответ на электронное письмо, когда вам нужно это сделать, обычно является неотложной задачей.

Важные задачи - это задачи, которые способствуют достижению долгосрочных миссий и целей.

Это такие вещи, как книга, которую вы хотите написать, презентация, которую вы хотите сделать для продвижения по службе, и компания, которую вы планируете создать.

Проблема в том, что важные задачи обычно уступают место срочным. Итак, если у вас ограниченное количество времени в день, как вы можете выделить время для важных дел?

Один из способов выяснить, что является наиболее важным, - использовать матрицу решений Эйзенхауэра:

Каждый раз, когда вы это делаете, вы делаете выбор между важным и срочным. Jamesclear.com/Crew.co

Эта простая рамка, разработанная Дуайтом Эйзенхауэром, пятизвездным генералом армии США, верховным главнокомандующим союзными войсками в Европе во время Второй мировой войны, президентом Колумбийского университета и президентом США на два срока, разделяет задачи на простые категории:

В верхнем левом углу (Важное и Срочное) вы можете поместить такие вещи, как кризисы, сроки и проблемы.

Правый верхний угол («Важное» и «Не срочно») может состоять из таких вещей, как отношения, планирование долгосрочных проектов и отдых.

В нижнем левом углу (Не важно и Срочно) могут отображаться прерывания, встречи и мероприятия.

В правом нижнем углу («Не важно» и «Не срочно») могут отображаться траты времени, приятные занятия и другие тривиальные задачи.

Убрать неважное, несрочное довольно просто. Это вроде как и ежу понятно. Вы хотите проводить там как можно меньше времени.

Очевидно, что в первую очередь вам следует заняться важными и срочными делами.

Но как насчет расстановки приоритетов между двумя другими квадрантами? Вот тут все становится сложно.

Большинство людей по умолчанию сначала выполняют срочные задачи - проблема в том, что если вы всегда выполняете срочные задачи, вы не можете выполнять важные задачи.

Всегда возникают срочные задачи. И всегда будут более срочные задачи, чем вы успеваете выполнить, как бы вы ни старались.

Вы когда-нибудь говорили: «[X] действительно важен, но у меня сейчас нет на это времени»?

Каждый раз, когда вы это делаете, вы делаете выбор между важным и срочным. Лао-цзы говорит: «Время создано. Сказать «У меня нет времени» - все равно что сказать: «Я не хочу» ».

Или, как выразился Пикассо: «Отложите на завтра только то, что вы готовы умереть, оставив незавершенным».

Самый простой способ убедиться в том, что важная задача срочна, - это назначить ей крайний срок.

Сроки - вот что делает срочные задачи срочными: тот факт, что вы должны решать их немедленно. Отсутствие сроков также часто делает важные задачи такими несущественными. Обычно это те вещи, до которых можно добраться.

Например, до конца месяца нужно внести арендную плату. Это крайний срок. По мере приближения этого срока задача становится все более актуальной.

С другой стороны, ваша цель привести в форму важна, но совсем не срочна. Тебе нужно идти в спортзал до конца месяца? Возможно нет.

Итак, первое, что вам нужно сделать, если вы хотите, чтобы важные задачи были выполнены, - это установить крайние сроки. Важная задача - это почти всегда огромный набор задач (часто они больше похожи на проекты), и для того, чтобы установить крайний срок, вам сначала нужно разбить его на более мелкие задачи и установить для них сроки.

Мой любимый подход к этому исходит из книги Getting Things Done, в которой Дэвид Аллен спрашивает:

«Какое следующее физическое действие вам нужно предпринять, чтобы добиться прогресса в решении этой задачи?»

Это то, что вам нужно установить в срок.

Вот здесь-то и возникает решающая часть, потому что недостаточно просто установить крайний срок.

Второе качество срочных задач, делающее их срочными, - это то, что их сроки не подлежат обсуждению.

Если вы не уложитесь в срок, это повлечет за собой серьезные последствия.

Очевидно, почему это происходит с чем-то вроде неуплаты арендной платы. Сначала арендодатель позвонит вам и накричит на вас. Если вы чувствительны к социальному давлению, этого, вероятно, будет достаточно, чтобы вы вовремя заплатили за квартиру. В противном случае, в конце концов, вы попадете в суд и выселите, что для большинства людей достаточно серьезно.

Проблема с простой установкой сроков для важных задач в том, что они автоматически не становятся серьезными. Если я скажу, что мне нужно пойти в спортзал до конца недели, то, по сути, не будет никаких последствий за невыполнение этого срока.

Так как же сделать дедлайны более значимыми? Вот несколько способов:

Один из способов сделать дедлайн более серьезным - объявить его публично. Когда вы публично подотчетны сроку, вы не можете обмануть только себя. Обратной стороной медали является то, что если вы устанавливаете дату публично, вам лучше убедиться, что вы действительно можете ее достичь. Нет ничего лучше стресса, связанного с необходимостью уложиться в срок, который вы слишком агрессивно для себя установили.

Еще один способ сделать дедлайн более серьезным - назначить вознаграждение за его выполнение или наказание за промах. Установите этот набор наград и наказаний заранее и убедитесь, что вы не являетесь человеком, ответственным за его выполнение. Например, выпишите чек на $ 2000 какой-нибудь политической организации, которую вы ненавидите, отдайте его другу и попросите его отправить его, если вы не уложитесь в срок.

Когда речь идет о привлечении других (например, членов вашей команды) к ответственности за соблюдение сроков, важно дать людям понять, насколько важны для вас сроки. Вы не можете терпеть пропущенные сроки. А это означает, что вы на самом деле проверяете и заводите неудобные разговоры, когда срываются сроки. Если вы этого не сделаете, то люди по понятным причинам будут считать, что сроки не так важны для вас, и их все чаще и чаще откладывают или пропускают.

Очень легко игнорировать крайний срок, если у вас нет постоянного напоминания. Срочные задачи часто имеют встроенные напоминания, например, когда ваш друг или супруга постоянно приставляют вас к чему-то. Для важных задач вы должны сами установить эти напоминания. Положите стикеры на стол. Установите календарные события или таймеры. Повесьте подпись у зеркала в ванной. Делайте то, что вам нужно.

*****

Кажется, это много работы? Ну, может быть, сначала. Но со временем это станет легче, и вы обнаружите, что меньше нервничаете.

У вас всегда будет достаточно срочных задач, чтобы заполнить их на целый день, неделю, год или даже всю жизнь. Но на что вам действительно следует тратить большую часть своей энергии, так это на выполнение важных дел, чтобы не оказаться со списком сожалений о вещах, на которые вы никогда не находили времени.

Джори Маккей - редактор @CrewLabs, где изначально был опубликован этот пост. Хотите научиться быть лучшей версией себя? Нажмите здесь, чтобы присоединиться к тысячам производителей и предпринимателей, которые еженедельно получают наши электронные письма о повышении вашего творчества и производительности.

комментариев

Добавить комментарий